Propuesta de aplicación del Ciclo de Mejora Continua en los Procesos Técnicos-Archivísticos para una gestión de calidad. Estudio de caso.

Las transformaciones tecnológicas, que dieron origen a la era de la e-sociedad de la información y del conocimiento han producido una explosión de información que se refleja en grandes volúmenes de documentos a ser conservados en los archivos de las instituciones. Esta situación obliga a las organizaciones a buscar nuevas formas de gestionar sus archivos, teniendo como base conceptos de la moderna administración y la filosofía de la calidad total. Desde el punto de vista archivístico, la idea de gestión contemporánea tiene una dimensión mayor a la planteada hasta el momento, pues incluye dos nuevos conceptos: objetivos de la calidad y mejora continua. Esto implica un cambio de filosofía, pues se pretende introducir un proceso dinámico de mejora continua?, aplicando el modelo de gestión por procesos, como herramienta para el logro de la misma. El presente proyecto tiene como objetivo establecer las necesidades y requerimientos funcionales que debe cumplir un sistema de gestión e información archivístico, para una adecuada planificación y diseño del ciclo de mejora continua (CMC), en pos de lograr una gestión de calidad. Nos preguntamos: ¿Qué es la gestión de la calidad? ¿Existe relación entre la gestión de la calidad y la gestión de los archivos? ¿Es posible establecer vínculos entre las normas de calidad y la gestión de documentos de archivo?¿El modelo del CMC podría coadyuvar en la planificación y puesta en marcha de programas de gestión de documentos de archivo?¿Es posible hablar de certificación de calidad en los archivos públicos? Los diferentes autores que refieren al concepto de calidad, manifiestan que ésta es ?una filosofía y un compromiso para alcanzar la excelencia? e implica ?cumplimiento con los requisitos.? Trabajar en la gestión de documentos de archivo con una filosofía de calidad, facilita la dirección estratégica del sistema de archivo y permite ofrecer productos y servicios informativos orientados a las necesidades y expectativas de los usuarios, gracias a la eliminación de errores, control de inventarios y capacitación de personal, entre otros. En cuanto a la mejora continua, es un método para superar problemas concretos transformándolos en oportunidades de mejora y supone, tanto la implantación de un sistema, como el aprendizaje continuo de la organización, el seguimiento de una filosofía de gestión y la participación activa de todas las personas que en ella trabajan. Todo ello, con miras a mejorar productos, procesos y servicios.

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